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要明确工作的实现目标、截止日期、易出现错误等重点,制订计划把握关键时间节点,就可以对复杂工作建立简明清晰的认识,更高效地做好工作。
有了对工作重点的把握,更可以在工作执行出现模糊或偏差时,随时复盘,及时调整方向,不至于由一项工作牵连出多项工作,出现越忙越乱的困境。
以计划为指南
美国行为科学家艾得·布利斯,通过行为实验证明:用较多的时间为一次工作做事前计划,完成这项工作所用的总时间就会减少。
这一理论被命名为“布利斯定理”
。
相似地,管理大师史蒂芬·柯维提出:任何事物都需要两次创造,第一次是在脑海里酝酿,第二次才是进行实质创造。
大师们用理论或实践,不约而同地揭示了这样一个道理:计划是重要的,计划是工作的说明书,是行动的指南。
计划不是工作的罗列,不是将你所能想到的工作流水账似的全部记录出来。
计划是围绕目标产生,一切以结果为导向的。
每一个组织都存在自己的核心目标,在核心目标的基础上,组织会根据业务设计和组织架构,将核心目标分发给每一个成员。
因此,每一个职场人在计划制订之前,都应当明确自己的工作目标,以及整个组织的工作目标,才能找准位置做正确的事情。
无论面对任何工作,都应当率先找到决定结果的关键因素,提出核心解决策略。
核心解决策略应当是一个基于结果的合理化假设,即采取B措施以实现A结果。
在开始细化计划之前,不妨多花些精力分析核心解决策略的合理性及可行性,否则基于错误的核心,再严谨细致的计划,也会偏离工作目标,或者根本无法落地。
在确定核心解决策略之后,就要对计划进行拆解,将一个相对宏观的策略拆解为一个个可量化、可评估的小任务,再一步步实现它们。
这样做具有以下好处:一方面,能够保证整个计划既是以结果为导向的,又具有很强的可操作性;另一方面,能够对工作内容进行预演,并对每一步的结果进行及时评估,防止执行中出现的小偏差,因未及时纠正演变为大错误。
在对计划进行拆解时,应当注意思维缜密、逻辑严谨,防止拆解出的小任务存在彼此重叠,或有所遗漏的现象。
其中,麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托总结出的MECE法则,是一种常用的思维工具。
MECE法则选取“MutuallyExclusiveCollectivelyExhaustive”
各词首字母缩写,意为“相互独立,完全穷尽”
。
即对于一个重大议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够借此有效把握问题核心,并解决问题的方法。
MECE法则包含两大关键点:一是各部分之间彼此独立,互不干涉;二是所有部分完全穷尽,所有部分的合集即为整个议题。
可以说,凡是好的分类,都符合MECE法则,工作计划的拆解也不例外。
根据MECE法则,计划制订的第一步,在于明确想要达到的目的,以为计划的制订设置边界,使“完全穷尽”
成为可能。
第二步,在于确定核心解决策略,找到合适的切入点。
第三步,在于按照某一维度进行细分,直到根据现有信息无法向下分解为止。
通常,会按照时间的维度,按照计划执行的先后顺序,进行细分。
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